【采购管理制度及流程】采购是企业运营中不可或缺的重要环节，直接影响到企业的成本控制、产品质量和供应链稳定性。为规范采购行为，提升采购效率，确保采购过程的透明、公正与合规，特制定本《采购管理制度及流程》。
一、采购管理目的
1. 规范采购行为，明确职责分工；
2. 提高采购效率，降低采购成本；
3. 确保采购物资的质量符合企业要求；
4. 防范采购过程中的风险，保障企业利益。
二、适用范围
本制度适用于公司内部所有涉及采购活动的部门及人员，包括但不限于：
- 采购部
- 使用部门（如生产、研发、行政等）
- 财务部
- 审计与监察部门
三、采购管理原则
| 原则 | 内容说明 |
| 公开透明 | 采购信息、流程、结果应公开，接受监督 |
| 公平竞争 | 采购方式应体现公平性，避免人为干预 |
| 成本控制 | 在保证质量的前提下，优先选择性价比高的供应商 |
| 合规合法 | 所有采购行为必须符合国家法律法规及公司制度 |
四、采购流程概述
采购流程一般包括以下步骤，具体可根据实际情况进行调整：
| 步骤 | 流程内容 | 责任人 |
| 1 | 需求申请 | 使用部门 |
| 2 | 需求审核 | 采购部、主管领导 |
| 3 | 供应商筛选 | 采购部 |
| 4 | 比价议价 | 采购部、财务部 |
| 5 | 合同签订 | 采购部、法务部 |
| 6 | 订单下达 | 采购部 |
| 7 | 到货验收 | 仓库、使用部门 |
| 8 | 质量检验 | 质检部 |
| 9 | 付款结算 | 财务部 |
| 10 | 档案归档 | 采购部、档案室 |
五、采购方式分类
根据采购金额、物资性质及紧急程度，采购方式可分为以下几种：
| 类型 | 适用情况 | 说明 |
| 招标采购 | 大额、复杂物资 | 需公开招标，确保公平竞争 |
| 竞争性谈判 | 采购需求不明确或市场供应有限 | 通过多轮谈判确定最优方案 |
| 单一来源采购 | 特殊情况下唯一供应商 | 需经审批并说明理由 |
| 直接采购 | 小额、日常用品 | 由采购部门直接执行 |
六、供应商管理
1. 准入机制：建立供应商准入标准，定期评估供应商资质；
2. 评价体系：从质量、价格、交货周期、服务等方面对供应商进行综合评分；
3. 淘汰机制：对连续不合格的供应商进行淘汰或限制合作；
4. 长期合作：对于表现优秀的供应商，可建立长期合作关系。
七、采购合同管理
1. 所有采购行为均需签订书面合同；
2. 合同内容应包括：产品名称、规格、数量、价格、交付时间、质量标准、违约责任等；
3. 合同须经法务部审核后方可签署；
4. 合同履行过程中应做好跟踪与记录。
八、采购监督与审计
1. 采购过程应接受内部审计与监察部门的监督；
2. 对于大额采购项目，应进行专项审计；
3. 对违反采购制度的行为，将依据公司相关规定进行处理。
九、附则
1. 本制度自发布之日起执行；
2. 本制度由采购部负责解释和修订；
3. 各部门应认真学习并严格执行本制度。
结语：
采购管理工作是一项系统工程，需要各部门密切配合，持续优化流程，提高采购效率与管理水平。通过规范化、制度化的管理，为企业创造更大的价值。
